Los criterios de valoración objetiva de una obra puntúan características que se pueden valorar mediante cifras o porcentajes obtenidos a través de la aplicación de fórmulas, estas fórmulas han de venir perfectamente definidas en los pliegos.

En los casos en los que solo exista un criterio de adjudicación, éste será “el precio más bajo”, este tipo de licitaciones se conocen como subastas.

En los casos en los que en una licitación también existan, además de criterios objetivos, criterios subjetivos, la evaluación de la parte de las propuestas valorable mediante criterios objetivos se realiza después de la de los criterios subjetivos, dejando constancia de las puntuaciones asignadas a cada licitador de estos últimos.

Cuando se utilice más de un criterio, la Ley no obliga expresamente a que el precio sea uno de ellos, aunque debe considerarse excepcional su ausencia como criterio de valoración y debe estar justificada esa decisión.

Las reglas que rigen una licitación se encuentran en los documentos siguientes:

• Anuncio de licitación.
• Pliego Cláusulas Administrativas Particulares.
• Pliego Cláusulas Técnicas Particulares.
• Documentos adicionales.

En cada licitación se presentan distintos documentos, declaraciones, avales, certificados, sobres, etc… si no queremos pasar por alto ningún documento el orden es esencial, por ejemplo se puede dar el caso que por error dejemos un documento fuera del sobre y por este motivo quedemos excluidos de la licitación, en este sentido, es muy útil realizar una lista de los documentos a realizar con la programación de las fechas de su finalización.

El proceso de elaboración de una propuesta de licitación parte de que se han analizado los criterios de valoración, los compromisos, obligaciones y derechos que se asumirán al presentar la propuesta. En este sentido el licitador siempre tiene que tener presente que:

• La propuesta se debe ajustar completamente a lo previsto en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.
• La presentación de la propuesta supone la aceptación incondicionada por parte del licitador del contenido de la totalidad de las cláusulas o condiciones de los pliegos, sin salvedad o reserva alguna.

Para elaborar los documentos de la propuesta, será necesario:

1. Identificar los documentos que se tienen que presentar.
2. Identificar el plazo que tenemos para prepararlos.
3. Identificar el lugar y medio de presentación.
4. Definir los valores de nuestra propuesta.
5. Elaborar los documentos físicos que expongan esos valores propuestos, y que cumplan lo exigido en el pliego.
6. Presentar la propuesta en tiempo y forma.

Una vez completada la presentación, solo queda realizar el seguimiento de las aperturas y calificaciones obtenidas, si somos constantes tarde o temprano resultaremos ser los adjudicatarios.

La propuesta habrá que entregarla dentro del plazo y en el lugar, ya sea físico o telemático, que se hayan fijado en el Anuncio de Licitación o en los Pliegos. Hay que tener en cuenta que presentar una propuesta fuera del plazo fijado es estar automáticamente descartado y sin posibilidad de subsanación, en este sentido los Organismos Públicos suelen ser muy estrictos, presentar la propuesta un minuto después de la hora límite supone, con total probabilidad, que se descarte nuestra propuesta.

Aunque el formato de presentación de la propuesta no puntúa directamente, hay que tener en cuenta que sí que ayuda. Si el formato es correcto, puede transmitir profesionalidad, seriedad, confianza, etc… valores que siempre afectaran positivamente a nuestra propuesta, pero si por el contrario, el formato no es el adecuado, puede afectar negativamente, esto se acentúa cuando existen criterios de juicio de valor. Es por ello que se debe prestar especial atención a todo lo referente al aspecto de nuestros documentos, sobres, justificaciones, etc…
Las proposiciones realizadas por los licitadores son secretas y deben ajustarse a lo establecido en el PCAP correspondiente al contrato de obra.
La forma común de presentar la documentación de la propuesta es telemáticamente en sobres cifrados y firmados con certificado digital, identificados con indicación del contrato y firmados por el licitador o persona que lo representa, se conoce a cada proposición presentada como “plica”.

En cuanto a la cantidad y nombre de los sobres, cada Administración tiene sus propias reglas, pero como normal general se exigirán tres sobres, el de la Documentación Administrativa, el de los Criterios evaluables de forma automática, que contendrá la oferta económica de la obra, y el de los Criterios no evaluables de forma automática, que contendrá la oferta técnica.  Cuando solo existan criterios de valoración automática, solo existirán dos sobres. Las diferencias entre Órganos de Contratación no conllevan ningún problema, se separa la documentación tal y como nos lo piden y se entrega, siempre se debe prestar especial atención a no mezclar las partes de la propuesta valorable objetivamente con la que se valora subjetivamente.

En este sobre se introduce todo lo relativo a la documentación que sirve de identificación de nuestra empresa y los requisitos para contratar con la Administración que se trate, normalmente son los documentos siguientes:

• La aptitud del contratista.
• Acreditación de la capacidad de obrar.
• Acreditación de la no existencia de prohibiciones de contratar, incluirá manifestación de estar al corriente con las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.
• Solvencias exigibles para participar en el proceso de licitación.
• Acreditación de la solvencia técnica.
• Acreditación de la solvencia económica y financiera.
• Acreditación de la Clasificación como Contratista de Obras.
• Declaración Unión Temporal de Empresas.
• Justificante de la garantía provisional

A veces se puede sustituir toda esta documentación por una Declaración responsable del licitador, indicando que cumple los requisitos establecidos para contratar con la Administración que figuran en los pliegos. Sera el licitador propuesto como adjudicatario el que deberá acreditarlos con la aportación de la documentación necesaria.

Salvo el documento resguardo de haber depositado la garantía provisional y las declaraciones responsables firmadas por el representante legal específicamente para cada licitación, ninguna otra documentación será original, en unos casos por razones obvias y en otros, porque el mismo documento lo utilizaremos para otras licitaciones. Los documentos de estar al corriente con Hacienda o con la Seguridad Social, actualmente se pueden obtener electrónicamente e imprimir cuantas veces se quiera. Normalmente, la documentación se válida a través de fotocopias compulsadas. Si la propuesta se entrega en el Registro del Órgano de Contratación, y este tiene carácter de Administración Pública, los propios funcionarios del Registro, podrán compulsar los documentos, para lo cual tendremos que presentar los originales de toda la documentación en el momento de la presentación de la propuesta.

En este sobre se incluyen los documentos que recogen la parte de la propuesta que se va a valorar mediante fórmulas matemáticas, es decir, mediante criterios objetivos. Siempre se valora mediante fórmula matemática la oferta económica, pero también se pueden valorar mediante fórmulas otros criterios que así se hayan definido en los pliegos.

Para más información, diríjase a la sección OFERTA ECONÓMICA.

En este sobre se incluyen los documentos que recogen la parte de la propuesta que se va valorar mediante criterios subjetivos, es decir, que su valoración no se va a realizar mediante fórmulas matemáticas.

Siempre se deben separar la parte de la propuesta que se valora mediante criterios objetivos de la otra parte de la propuesta que se valora mediante criterios subjetivos, el mezclar ambas propuestas es motivo de exclusión de la propuesta completa, y por lo tanto del licitador.

Esto se debe a que cuando se realiza una licitación con la presencia de criterios objetivos y criterios subjetivos, previamente a la apertura de las propuestas cuantificables objetivamente, se realizara la valoración de los criterios cuantificables subjetivamente. Esta regla recogida en la ley de contratación de obras, se establece para prevenir actos ilícitos, ya que si fuera al revés, se conocería de antemano las puntuaciones objetivas y se podría manipular el proceso, es decir, seleccionar directamente el adjudicatario mediante la valoración discrecional del criterio subjetivo del técnico o comité de expertos encargado de valorar las propuestas.

Para más información, diríjase a la sección OFERTA TÉCNICA.

Una propuesta puede ser excluida por diferentes motivos administrativos, pero básicamente los dos principales son la existencia de un defecto de fondo o un defecto de forma:

• Un defecto de fondo en una propuesta se produce cuando no se cumple alguno de los requisitos exigidos por el Órgano contratante dentro de la documentación administrativa que se ha aportado, pueden ser de acreditación o de solvencia. El incurrir en un defecto de fondo conlleva la exclusión automática.
• Un defecto de forma en una propuesta se produce cuando, cumpliendo los requisitos exigidos por el Órgano contratante, tanto en acreditación como en solvencia, a juicio del Órgano contratante no se han aportado los documentos correspondientes para acreditarlos correctamente. El incurrir en un defecto de forma conlleva la habilitación de un plazo para subsanar el error.

Es la Mesa de Contratación del Órgano de Contratación la encargada de calificar como correcta o incorrecta la documentación administrativa aportada por los licitadores. Si la Mesa de Contratación considera que es incorrecta o que está incompleta, nos enviara una notificación identificando los errores detectados con el fin de subsanarlos, y así nuestra empresa pueda continuar en el proceso de adjudicación de la obra. Para la subsanación de errores en la documentación administrativa se suele dar un plazo de 3 días, en todo caso en la notificación vendrá reflejado este plazo. En resumen, los defectos de fondo generalmente no son subsanables, los defectos de forma sí.

Ejemplo: Defectos de fondo y defectos de forma en una licitación de obras.

Si en una licitación se nos exigía el depósito de una garantía provisional, y se exigía la aportación del documento aval en la documentación administrativa, cosa que se nos olvidó introducir en el sobre, la Mesa de Contratación al examinar la documentación administrativa nos reclamara la presentación del documento aval.

Pueden darse dos situaciones:

• Que tuviéramos depositado el aval dentro del plazo de presentación de propuestas y simplemente se nos olvidó incorporar al sobre el documento acreditativo del depósito, en este caso es un defecto de forma y es subsanable.
• Que no depositáramos el aval dentro del plazo de presentación de propuestas y por lo tanto a efectos de participación no cumpliríamos los requisitos exigidos dentro del plazo de presentación de propuesta, se trataría de un defecto de fondo y quedaríamos excluidos.